Bu yazı “Çekmeceler dolusu eğitim katılım sertifikası olup bazı püf noktaları hala özümseyememiş insanlarla, duvarlar dolusu kalite belgesi olup havada kalmış sistemlere sahip kurumlar ölümüne kapışır” dediğim bir gözlem cümlesinden yola çıktı.
Kapışan iki konuda derin olduğu için ikiye bölüyorum.
Birinci bölümünde, ölümüne kapışan bu iki belgecilik hastalığından “Yaldızlı Kalite Süreçleri”ni yazmaya çalışacağım. Önce biraz sözlük bilgi, sonra biraz gözlemle oluşan çuvaldız cümleler dökeceğim.
Yaldızlı Kalite Süreci
Kalite= Sözlük anlamı olarak “üstün nitelik” karşılığını bulan “kalite”; iş hayatında departmanları, çalışanları olan ve/veya belli departmanlara konu ile ilgili görevler verilen bir çalışma olarak karşımıza çıkıyor.
“Üstün nitelik” departmanı? İlginç… Ne yapıyor bu kalite? İnsan kaynakları ile ne kadar ilişkili? İyi bir İK olmak istiyorsak kalite süreçlerine ne kadar hakim olmalıyız? Ne işimize yarayacak, bu belgeler?
Kalite belgeleri ve işaretleri, bir ürün ya da hizmetin uygun olduğu standartları belirten somut ve pratik araçlardır.
Kısa ifadelerle:
- Kalite, kullanıma uygunluktur.
- Kalite, ihtiyaçlara uygunluktur.
- Kalite, müşteri memnuniyetidir.
- Kalite, bir hayat felsefesidir.
- Kalite, bir yaşam tarzıdır.
- Bir ürünün mükemmellik derecesidir.
– Peki, şirketlerin ürünleri ve sistemleri için aldıkları bu belgeleri ne için almalıdır?
– Müşteri görsün diye? Hayır!
– Kalite belgeleri sürdürülebilirlik için alınmalıdır.
İşletmelerin kalite belgesi alma nedenleri nelerdir?
- Mevcut uygulamaların bir sistematiğe dökülmesi,
- Sürekliliğin sağlanması,
- Kontrol mekanizmaları ile kendini geliştirmek,
vb. nedenler olmalıdır.
Maalesef:
Kalite belgelendirme sürecinde ve daha çok kalite belgesi yenileme sürecinde; karşımıza “…’mış gibi yapmak” değişini uygulayan işletmeler de çıkıyor.
- Geçmişe dönük veri varmış gibi,
- Durum devam ediyormuş gibi,
- Takip ediliyormuş gibi,
- İlgili form kullanılıyormuş gibi… 🙁
En tehlikeli işletme tipi ilan edebilirim ‘mış gibi yapan işletmeleri.
Kendi kendilerini kandırır, gösteriş olsun diye denetçiyi de inandıradabilirler. Ancak sadece duvarda asılı duran ve çalışmayan sistemlere ait belgeler, çalışanlarının gözünde inandırıcılığını yitirmesine ve itibar kaybına neden olacaktır. Sonrasında çalışanlar, kurulan yeni sistemlere karşı rehavet ve direnç gösterecek, sürdürülebilirlik inançları azaldığı için önemsemeyecektir.
Kalite belgelerinin işlerliği için; yönetimin, denetçi ve yaptırımcı tavır sergilemesi gereklidir.
Kurumlar kalite belgelendirme süreçlerine girmek istedikleri taktirde; ilk olarak, ilgili belgenin kendi süreçlerine uygunluğuna bakmalıdır. Dokümanların artması bazı kurumlarda yavaşlığa neden olurken, bazı kurumlarda ferahlık getirir. Bu da her zaman dediğimiz gibi kurumun kültürüne, dinamiklerine bağlı değişkenlerden kaynaklıdır.
Kimi belgeler ürün kalitesine odaklı, kimi belgeler süreç gelişimine odaklı, kimi belgeler kayıt altına almaya odaklı olarak kurgulanmıştır.
Kalite belgelerini, kurumlarının havalı hollerine, yaldızlı çerçevelerle asmak isteyen kurumlar; gerekliliklerini sorgulamalı ve maliyetlerinin
katkılarını doğru hesaplamalıdır.
Belgeyi almak için harcanmış olan emeğin sürdürülebilirlik için de harcanması ve belge yenileme süreçlerinin sağlıklı gitmesi de oldukça önemli kriterlerdir. Kurulan sistemlerin sürdürülmesi, en çok iç müşteri (mevcut çalışanlar) gözünde kurum imajının sağlamlaşmasına katkı sağlamaktadır.
Yaldızlı çerçeveden dış denetçi onayı ile alınmış ve diploma tadında kalite belgeleri olmadan da iyi bir kalite yönetim sistemi kurgulanabilir. Ara ara dış göz olarak bakması için gelen dış denetçiye yer verilmeli ama illa ki başka firmalar için kurgulanmış diploma tadında belgelere konsantre olunmamalı, firmalar kendi iş geliştirme projeleri ile kendi kalite süreçlerini öncelikle kendileri oturtmalı ve sürekli gelişimin faydalarına inanmalıdırlar.
Gözlemlerimle şunu net söyleyebilirim:
Pek çok firmanın, bazı belgeleri almazsa başka firmalara küçük düşecek, müşteri de dövecekmiş gibi davrandığını ve o belge olmazsa firma kurumsal olamazmış gibi inandığını üzülerek görüyorum. Oysa marifet belgede değil, sistemdedir. Sistemlerse insanların elindedir.
Hatice Bulut
