Yine bir sistem kuruyorum. Yeni bir sistem kuruyorum. Pek çok firma için alışılagelmiş ancak hiç uygulamamış firmalara kurulduğunda çilekli pasta tarifi gibi gelen sevimli bir sistem kuruyorum. Bu kurguyu sanırım 6 veya 7. kez yapıyorum. Kurarken, işletirken ve sürdürülebilir, yaşayan bir sistem olmasını sağlarken edindiğim tecrübeleri cebimde biriktirdim. Şimdi de bu birikenleri “Nedir Bu Öneri Sistemi?” diyenler için blog’a yazıyorum. Amacım kurmak isteyenlere tarif, yürütmesinde sorun yaşayanlara tavsiye, sürdürülebilir bir sistem olmasında katkı olabilmek. Faydalı olsun dilerim…
Sıfırdan başlayalım:
Öneri: Kabul edilmesi için öne sürülen görüş, düşünce.
Öneri sistemi: En basit anlatım ile çalışanların fikirlerini yazabildiği bir alan yaratılması ve fikirlerinin uygun bulunması durumunda ödüllendirildiği sistemdir. Çalışanların kurumları için fikir üretmeleri teşvik edilirken, bu fikirler ile işletmenin de sürekli gelişmesine katkı amaçlanmaktadır.
Aynı zamanda bu sistem Kalite departmanı ile İnsan Kaynakları kümelerinin iç içe geçtiği bir alandır. Çünkü öneri sistemi bazı kalite belgelerini alma ve yenileme süreçlerinde zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır.
Oysa “zorunlu” kelimesinin soğuk rüzgarına hiç de gerek yoktur. Çünkü İnsan Kaynakları’nın sarıp sarmalayacağı, hem çalışana hem de yönetime fayda sağlayarak İK amacını yansıtacağı bir sistemdir, bu.
Tecrübelerime dayanarak söylüyorum:
- Kurması en basit İK sistemi Öneri Sistemidir.
Peki ya sürdürmesi?
İşte o da İK’nın çalışkanlığına bağlıdır. Hem de çok bağlıdır. İK’nın yaratıcılığına bağlıdır. Hem de çok bağlıdır.
Ne? Neden? Nasıl? Ne zaman? Bakalım. İnceleyelim.
Kurgu çok basit. Çalışanlar iş süreçleri ile ilgili fikir verir ve hayata geçen fikirler ödüllendirilir. Ancak her basit sistem gibi dikkat edilmesi gereken püf noktalar var. Bu püf noktalar sistemin yaşaması ve sürdürülmesi için önem taşımakta.
Özellikle üretim sektöründe ürün geliştirme konusunda büyük katkılar sağladığını bildiğimiz bu sürecin, püf noktalarını hassasiyet ile anlatmaya çalışacağım.
Öncelikle işletmenizde öneri sistemi kurmak istiyorsanız geliştirmeniz gereken bir kaç form olacak:
- Öneri Formu:
Çalışanın önerisini yazdığı form
- Öneri Kutusu:
Çalışanların önerilerini atacağı, çalışan yemekhanesi gibi rahatlıkla ulaşılacak bir yere yerleştirilmesi gereken kutu
- Öneri Değerlendirme Formu:
Önerilerin belli bir puanlama sistemine göre değerlendirildiği form
- Değerlendirme Mektupları:
- Kabul Mektubu:
Kabul edilen önerilere yazılmak üzere geliştirilen örnek
- Red Mektubu:
Red edilen önerilere yazılmak üzere geliştirilen örnek
- Revizeli Kabul Mektubu:
Kabul edilen önerilere yazılmak üzere geliştirilen örnek
- Kapsam Dışı Mektubu:
Öneri olarak teklif edilemeyecek konular içeren bildiriye cevaben geliştirilen örnek
İlgili formların farklı örneklerini internet üzerinden bulmak mümkün. Ancak bulduğunuz örneğin işletmenizin sektörüne, kurum dilinize, çalışanlarınızın kültürüne uygunluğuna bakmanız ve en uygun haline getirmeniz şarttır.
Bu formların bazı püf noktaları var.
- Öneri formlarını hem dijital ortamda hem de basılı olarak kolaylıkla erişilebilir olması gerekmektedir.
- Öneri kutularının yanına öneri formları konulmazsa içinde farklı notlar görme riski pek tabi ki artar. Dolayısı ile Öneri kutularının öneri yazmak amaçlı koyulduğu üzerindeki yazılar ve formlarla hissettirilmelidir. Mümkünse yakınlarında bir pano çalışması yapılarak kutu dikkat çekici hale getirilmelidir.
- Öneri değerlendirme formunun işletmenin ihtiyaç ve beklentilerine uygun soru kalıpları ile hazırlanması gerekmektedir. (Müşteri memnuniyetine katkısı, çalışan memnuniyetine katkısı, ne kadar zamanda hayata geçeceği, maliyeti bilinen en temel değerlendirme kriterleridir.)
- Gelen önerilerin değerlendirmesi için bir kurul oluşturulması gerekmektedir. Öneri kurulu homojen bir kurul olmak durumundadır. Her departmandan bir kişi kurulda bulunmalıdır. Böylelikle her gelen önerinin ön değerlendirmesi için ilgili departmanların görüşlerini almak mümkün olabilecektir. Mümkünse bu kişiler yönetici/ şef pozisyonlarında değil çalışan pozisyonundan olmalıdır. Bu durum sistemi çalışanların sahiplenmesini arttıracak ve olumlu fısıltı gazeteleri ile yeni önerilerin gelmesini de teşvik edecektir. (Ayşe’nin önerisini değerlendirdik/ Sen de öneri yazsana ödül alırsın…)
- Mektupların her birinin öneri veren kişiye önerisi henüz sıcakken ulaştırılması gerekmektedir. Bu nokta çok önemli. Eğer bu sistemi yaşatmak istiyorsanız kesinlikle çalışanların önerilerinin tamamının okunduğunun ve değerlendirildiğinin sürekli olarak hissettirilmesi gerekmektedir.
- Önerilerin hangi konularda verilemeyeceğine dair net sınırlar çizilmelidir. Yönetimin farklı bir ek ve beklentisi yok
ise genel olarak önerilerin sınırları
- Özlük hakları
- Ücretler
- Terfi
- konuları olarak belirlenir. İlgili konularda öneri gelmesi durumunda direk kapsam dışı sayılarak değerlendirmeye alınmaz. Ancak ilgili kişiye önerisinin kapsam dışı olduğu ve nedeni açık bir şekilde öneri mektubu yolu ile yine iletilmelidir.
- Tüm bu sistem kurulumunun en önemli parçalarından biri de İnsan Kaynaklarının iyi bir “duymayan kalmasın” çalışması yapmasıdır. Yani plaza diliyle; bu işin pr’ı (Public Relations) çok önemlidir. Lansman iyi bir şekilde yapılırsa çalışanların sisteme dahil olması, fikir üretmeye başlaması ve fikirlerini beyan etmesi kısa sürede sağlanacaktır. 🙂
- Çalışanların fikir üretmesine, ürettiği fikirlerin sisteme fayda sağlamasına yönelik bu sistemin sürdürülebilirliğinin en büyük can damarlarından biri
de önerisi kabul edilen ve uygulamaya geçen çalışanların ödüllerinin aksatılmadan verilmesi ve verildiğinin duyurusunun yapılmasıdır. Burada İK’nın İşletme yönetimini arkasında hissetmesi, yönetimin hızlı karar alma davranışları sergilemesi önemlidir. - Önerilerin kabulü ardından hayata geçmesi ve uygulanması konusunda da İK elini taşın altına koymak, yöneticiliğini yaptığı bu sürecin sürdürülebilirliği için önerilerin uygulama süreçlerini zaman zaman organize etmek, zaman zaman organize edecek ekibi kurmak ve her daim denetlemekle yükümlüdür.
Görüldüğü üzere Öneri Sistemi kurması da işletmesi de son derece basit ancak sürdürülebilir olması için İnsan Kaynaklarının takip ve ilgisini isteyen bir sistemdir.
Yani, Öneri Sisteminin sürdürülebilir olması için net söyleyebileceğim yadsınamaz bir gerçek: Bu sistem kim ne derse desin İK bakarsa bağ, İK bakmazsa dağ olur…. 🙂
Formları uygun şekilde tasarlayıp, yukarıdaki püf noktalara dikkat ederseniz Çilekli Öneri Sistemi Pastanız hazır demektir. Afiyet Olsun. 🙂
Son söz:
Öneri sisteminin artık modasının geçtiği söylenmektedir. Ancak benim bildiğim, bu sistemin yerine kurgulanmış daha basit ve sürdürülebilir bir sistem henüz icat edilmemiştir. ( Eş veya üst bir uygulama bilen var ise yorumda paylaşabilir.). İnovasyon dediğimiz yenilenme süreci de öneri sisteminin temelinde bulunan kaizen felsefesinin karşıt versiyonudur. Tüm süreçler inovasyon ile geliştirilebilir, tüm süreçler kaizen ile yapılandırılabilir. Öneri sisteminin mantığı bunu bir ödül sistemi içinde izlenebilir halde yürütmektir.
Çalışma ortamlarımızın daha keyifli ve yaratıcı ortamlar olması için çalışana dokunan ve işletmeye fayda sağlayan tüm çilekli pasta tarifleri bol olsun dilerim.
Sevgiler,
Hatice Bulut
