Sistem kurmak sancılı, zahmetli ve riskli bir görev. 😩
Performans yönetim sistemi kurmak ise çok sancılı, çok zahmetli ve çok riskli bir görev .😩😩😩
🙌Taze bir emek ardından yazıyorum bu makaleyi. 📝Aylardır bunu yazacağım günü aklımdan geçiriyordum. Sonunda oldu. Bitti maşallah. 👌😇 Danışmanlık yaptığımız bir kurum için terzi olup sistem kurduk.😓 “Neler yaptık, nasıl yol aldık?” aşama aşama anlatmak isterim.🏇🏇🏇 Belki, bilgi almak isteyenlere minik bir faydam dokunur, benim de…🚦
Öncelikle tanımları alalım:
🚩Performans: Bir çok kriterin ortalaması ile oluşan değerdir.
🚩Performans Yönetimi Sistemi: Çalışanların yetenek, potansiyel, davranış ve benzeri niteliklerini sistematik bir şekilde ölçen sistemdir.
Pek tabii ki konu hakkında pek çok tanım bulmak mümkündür. Ancak benim uygun bulduğum tanımlar bunlardır diyebiliriz.
Gelelim neler yaptık kısmına:
📌1. Aşama:
Performans sistemi kurulumuna öncelikle insan kaynakları çalışanları ve yetkililer ile yaptığımız toplantılar neticesinde değerlemecileri belirleme süreci ile başladık. (Bir diğer ifade ile kimlerin kimleri değerlendireceğini belirledik.)
Nelerdir, değerlemecileri belirleme süreçleri?
- Yöneticilerce Değerleme
- Özdeğerleme
- Takım Arkadaşlarınca Değerleme
- Astlarca Değerleme
- Müşterilerce Değerleme
- 360 Derece Değerleme
İlk 5 madde ismi ile kendini tanıtıyor. 360 derece değerleme ise ilk 5 maddenin tamamını kapsıyor. Yani herkesin birbirini değerlendirdiği şık bir sistem. Ancak kulağa her ne kadar herkesin birbirini değerlendirmesi hoş gelse de bazı sakıncaları olabiliyor. Kurumunuz henüz gelişme aşamasındaysa, yetkilerin kaygan zeminleri varsa, kurumun üst kariyer basamakları kısıtlı ve ödül sistemi sıkıntılı ise; 360 derece kurduğunuz bir sistem, ilk değerleme sonrası, 6 ay içerisinde, oluşan beklentileri karşılayamadığı gerekçesi ile kendi kendini imha edebiliyor!
Biz de danışan kurumumuz için bu tarz sorunlarla karşılaşmamak adına başlangıç aşamasında yöneticilerce değerleme sistemi kurmayı daha uygun bulduk. İlerleyen aşamalarda, kurum gelişimini tamamladığı ve hazır olduğu takdirde 360 derece değerlendirme sistemi için revizyon yapılması gerektiğini de not düşmeyi ihmal etmedik.
📌2. Aşama:
İkinci aşamamıza performans değerlendirme formlarının taslağının oluşumu ile başladık.
Nedir performans değerlendirme formu? Her bir çalışan için ayrı ayrı doldurulacak olan, performans kriterlerinin başlıklarının belirlendiği ölçüm formu.
Formu 4 ana başlığa böldük.
- İş Yapma Becerisi: Kurum bünyesinde kişiye verilen görevleri doğru şekilde yapma, başarma, gereğine uygun olarak, gerektiği gibi sonuçlandırma becerisi
- Kişisel Yeterlilik: Kişinin, belirlenen yetkinlik kriterleri ile ilgili yetkin olması durumu
- Kişisel Beceri: Kişinin, belirlenen kriterler ile ilgili işlemleri başarma, gereğine uygun olarak, gerektiği gibi sonuçlandırma becerisi
- Kurum Kültürüne Uyum: Kurum bünyesinde oluşturulmuş yazılı veya sözlü olarak belirtilmiş veya kendiliğinden kurum kültürü çerçevesinde oluşmuş kurallara uyum becerisi
📌3. Aşama:
Belirlenen ana başlıklar için alt kriterler oluşturduk. Ancak tamamı için farklı yollar gerekmekte idi.
- İş Yapma Becerisi: İlgili başlığın alt kriterlerini belirlemek adına görev tanımlarından faydalandık ve çalışanlarla birebir görüşmeler yaptık.
- Kişisel Yeterlilik: Bu bölümde kuruma daha önce uyguladığımız yetkinlik analizinin sonuçlarından faydalandık. Yetkinlik analizi nedir derseniz detaylı bilgi için “Yeterli Yetkinlik Seviyesi” isimli blog yazımı okuyabilirsiniz.
- Kişisel Beceri: Kurumda kullanılan araç gereç ve programları belirlemek adına anket ve görüşme yöntemi kullandık.
- Kurum Kültürüne Uyum: Kurum içinde yayınlanmış olan prosedür ve yönetmeliklerden faydalandık.
Tüm bu aşamaların ardından çıkan sonuçları harmanladık ve performans ölçeklerinin tüm kriterlerini hazırlamayı başarmış olduk.
📌4. Aşama:
Çıkan kriterlerin nasıl bir ölçek ile puanlanacağını belirledik. Basit ve kolay anlaşılır olmasına dikkat ederek bir değerlendirme algoritması oluşturduk.
Ancak burada olaya ayrı bir güzellik daha kattık.
Bazı kriterler de yalnız performanslar değil potansiyeller de değerlendirilmeliydi.
Nasıl?
Örneğin: Bir yetkinlik kriteri olarak “Etkili İletişim”i aldığımızı varsayalım. Değerlendirilen kişi mevcut kriter konusunda yeterli fakat performansı göstermek konusunda sıkıntılı olabilir. İki aşamanın da sorgulanması gerekmektedir. Bu düşünce ile biz de değerlendireni düşünmeye sevk etmeyi amaçlayan performans ve potansiyel ayrımına formlarda yer verdik.
(Potansiyel konusuna ayrı bir makalede tekrar yer vereceğim📝📝📝 )
📌5. Aşama:
Çalışanların karnelerini, performans ve potansiyel notlarını adım adım görebilecekleri şekilde tasarladık.
📌Sonuç:
Değerlendiricileri eğitme ve uygulama aşamasına geçtik. (Önümüzdeki zamanlarda performans değerlendirme hassasiyetini de ayrıca kaleme alacağım.📝📝📝)
Hayırlı uğurlu olsun. 😁
🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆🏆
DİKKAT ❗️❗️❗️❗️
Sistemler kurumların bedenlerine uygun kıyafetler şeklinde hazırlandığında verimli olacaklardır. Bu bilinç ile böyle bir kurulum aşamasına geçtiğinizde kesinlikle okuyun, araştırın ancak asla kopyalayıp yapıştırmayın!! Özellikle performans değerlendirme gibi sancılı bir sürecin evrelerini tamamlıyorsanız kurumunuza en uygun şekli vermek durumundasınız.
Düşünsenize, yanlış bir değerlemeye ve değerleme sonrası yanlış terfilere veya çıkarmalara vesile olduğunuzu… 😲😲😲 Büyük risk❗️❗️❗️
Dikkatli olunması gereken ve zor bir konu…😵😵😵
Faydalı olabilmek dileklerim ile, 🎯🎯🎯
Hatice Bulut
