Bir Binayı sağlam inşa etmek için kolonlarını sağlam yapmanız gerekmektedir. İş analizi de, insan kaynakları süreçlerini işletmek adına kurulan sistemin kolonlarını oluşturur. Doğru yapılmış bir iş analizi, her bir sürecin dayanağı, ilham kaynağı ve destekçisi olacaktır. Görev dağılımının doğru yapılmadığı bir işletmede kargaşa kaçınılmazdır. Kimin ne iş yaptığının bilinmemesi; “ o ne iş yapıyor ki?”, “ Benim işim değil kardeşim?” “ suç var ama sorumlusunu bulamadık!”, “ Tüm iş yükü bende!” seslerini duymamızı sağlayan kaos ortamının oluşmasına en büyük etkendir. Doğru bir iş analizi, sistemin yürümesinde yöneticilere hâkimiyet, çalışanlara adalet, şirkete başarı, performanslara artış, eğitime destek, mazerete son, geleceğe kontrollü planlama sağlayacaktır. İnsan Kaynaklarının tüm süreçlerine kesintisiz dokunan bu süreci kurmadan, yani kolonları oturtmadan eğitim sistemi, performans değerlendirme sistemi, ücret yönetimi sistemi, kariyer planlama, seçme yerleştirme, terfi vb. süreçlerin kusursuz işlemesini düşünmek yer çekimi olmayan bir yerde inşaat yapma mümkünatı ile eş değer olacaktır.
Peki, Nedir Bu iş Analizi?
İş Analizi:
İşletmede ki tüm pozisyonlar için görev tanımları belirleme sürecine uzanan, personel tarafından yürütülen iş kapsamında yer alan görevlerin, İşin yapıldığı ortamın, İşi yapan iş görenin taşıması gerekli niteliklerin araştırılması ve belgelenmesi sürecidir.
Diğer bir tanımla İş Analizi:
Bir araştırma bilgi toplama ve inceleme etkinliğidir.
Maalesef pek çok şirkette insan kaynaklarının yapı taşı olan bu sürecin işletilmediğini, atlandığını görmekteyiz. Sürecin kesinlikle uygulanıyor olmasının faydalarını sıralayacak olursak:
- Personelin sorunları,
- İş ortamında ki eksikliklerin tespiti
- Ölü zaman tespitleri,
- Sürekli tekrarlanan ya da gereksiz işlerin tespiti,
- İş yükünün adaletsizliği,
- İnternetten bulunan evraklar üzerine (zorunlu evrak olmasa onu da yapmayacaklar) kopyala yapıştır yolu ile yapılmış görev tanımlarının eksiklerinin tespiti
- “en çok ben çalışıyorum” diye haykıranların gerçekliğinin ortaya çıkarılması
- Performans ölçüm kriterlerinin doğru olarak belirlenebilmesi
- Kariyer yönetimine ışık tutabilmesi
- Eğitim planlaması için eksik ya da zayıf kalan yönlerin belirlenebilmesi
- Kritik pozisyonlarında çalışan kişilerin aniden iş bırakmaları durumunda, yerine geçen kişinin daha çabuk adapte edilmesi için gerekli alt yapının oluşturulması
- Oryantasyon süreçlerinin sağlıklı işletilmesi
- İşe alım süreçlerinde, doğru tercihlerin yapılmasının kolaylaşması
- İşletme yetkinliklerinin doğru şekilde anlaşılması
Gibi başlıkları, aklımdan kağıda dökülen faydalar olarak sıralayabiliriz. Pek tabi ki başlıkları çoğaltmak mümkündür.
Bize bu güzel verileri sağlayan, İş analizi yönteminin yapımı aşamasında, önemle dikkat edilmesi gerektiğini düşündüğüm, yaşamış olduğum tecrübeler ve yapmış olduğum gözlemler neticesinde net olarak anladığım bir diğer durumda, İş Analizinde bilgi toplama yönteminin seçimi ile ilgilidir;
İş Analizi uygulamalarında bilgi toplama yöntemleri; görüşme, gözlem, anket ve karma yöntem olarak dört başlık altında uygulanmaktadır. Yöntem seçiminde dikkat etmemiz gereken önemli nokta ise; yöntemi şirkete göre değil, pozisyonlara göre belirlemek gerekliliğini unutmamaktır.
İş analizi sonucunda elde edilen verilerin sağlığı açısından;
- Görüşme, gözlem ve anket yöntemlerini, karma yöntem başlığı altında doğru bir planlamak
- Pozisyonlara bölümlendirmek,
- Hangi pozisyonun, hangi yöntemle analiz edileceğini doğru kurgulamak
büyük önem taşımaktadır.
Kimi pozisyonlarda anket ve görüşme ya da anket ve gözlem bir arada kullanılabilmektedir. Ancak insan kaynakları çalışanlarının çoğunlukta anket yöntemi ile analizi sınırlandırdıklarını görmekteyiz. Anket yönteminin çoğunlukta tercih edilmesinin nedenini ise, İnsan kaynakları çalışanlarının zaman yönetimi konusunda sorun yaşayacaklarına dair korkuları olarak isimlendirebiliriz. Bir makine operatörünün gözlem yöntemi ile yapılan analizi veya bir muhasebe personelinin görüşme yöntemi ile yapılan analizi, anket yöntemi ile desteklenebilir. Ancak sadece anket yöntemi yeterli veriyi sağlamayabilir. İnşa ettiğimiz binanın kolonlarından bahsediyorsak, yapının sağlam olmasından bahsediyorsak, çift dikiş gidilmesi gereken ve diğer süreçlere ayrılan zamandan büyük oranda tasarruf sağlatacak olan bu sistemin doğru ve sağlıklı ilerlemesi doğru kurgulanmasına bağlıdır.
Üzülerek söylemeliyim ki, İş Analizi süreci pek çok İnsan Kaynakları çalışanı tarafından, sıklıkla atlanmakta, ya da sonucunda ulaşılan veriler, kopyalama yöntemleri ile hazırlanıp, süreç işletilmiş gibi yapılmaktadır.
İhmalkârlığın nedenlerini; İnsan Kaynakları çalışanlarının konu hakkında yeterli bilgi ve donanıma sahip olmaması, gerekli yetkinin verilmemesi, küçük işletmelerde özlük ve ik süreçlerinin aynı kişilere yüklenmesi, şirketin diğer departmanlarından “zamansızlık” adı altında gelen itirazlarla sürecin askıya alınması, kimi zamanda şirketin beklentisinin sadece zorunlu evrak olması olarak sıralayabiliriz.
İş Analizi gibi önemli bir konunun yalnızca İnsan Kaynakları çalışanları tarafından değil tüm departmanlar tarafından önemi anlaşılan bir konu olması fikrindeyim. Yukarıda saymış olduğum faydalar ile birlikte, şirketin tüm süreçlerine ışık tutabilecek bu süreç, ülkemizde maalesef ki gerekli öneme sahip değildir. Şirketlerimizin kurumsallaşmasını, özel sektör çalışanlarının daha iyi şartlarda çalışmasını, uzun süreli ve mutlu çalışanlar elde etmeyi hedefliyorsak önce iş analizinden başlanması gerektiği asla unutulmamalıdır.
Başlamak başarmanın yarısıdır.
Doğru noktadan başlamamak ise diskalifiye nedeni olabilir.
Sevgilerimle
Hatice Bulut
